Aplikacja mobilna czy strona na telefonie? Jak wybrać

Zacznijcie od zadania użytkownika

Jeśli odbiorca ma przede wszystkim znaleźć informację, zapisać się, wysłać zgłoszenie albo skontaktować się z organizacją, zamówcie najpierw stronę działającą wygodnie na telefonie. Aplikację mobilną rozważcie wtedy, gdy ta sama osoba ma regularnie wykonywać krótkie działania i potrzebuje funkcji telefonu, takich jak aparat, lokalizacja, działanie bez połączenia lub powiadomienia.

Nie zaczynajcie rozmowy od zdania: „Potrzebujemy aplikacji”. Opiszcie sytuację, w której znajduje się odbiorca, oraz jedno zadanie, które ma wykonać. Na przykład zamiast wskazywać gotowe rozwiązanie, zapiszcie: „Uczestnik ma sprawdzić zmianę terminu zajęć i potwierdzić udział” albo „Wolontariusz ma przesłać zdjęcie z działania terenowego”. Taki opis pozwala porównać różne warianty bez przesądzania technologii na początku.

Wybór dotyczy nie tylko formy narzędzia, lecz także obowiązków zespołu po uruchomieniu. Przed zamówieniem ustalcie, kto będzie aktualizować treści, odpowiadać na pytania oraz decydować o zmianach. Jeżeli nie macie osoby i czasu na te zadania, ograniczcie pierwszy zakres do czynności naprawdę potrzebnych odbiorcom.

Sprawdźcie, jak często i w jakiej sytuacji ktoś wraca

Rozpiszcie jedną ścieżkę dla każdej ważnej grupy: mieszkańca, uczestnika, wolontariusza, darczyńcy albo pracownika instytucji. Nie opisujcie wszystkich możliwych funkcji. Wystarczy przejść przez moment wejścia, zadanie, informację zwrotną i zakończenie sprawy.

Strona działająca na telefonie jest punktem wyjścia, gdy odbiorca ma wykonać pojedynczą sprawę: sprawdzić program, godziny działania, kontakt, zasady udziału, formularz albo materiały. W takim przypadku zaplanujcie przede wszystkim prostą strukturę, widoczne przyciski i formularz ograniczony do niezbędnych pytań.

Aplikację warto omówić szerzej, gdy użytkownik wraca w powtarzalnym rytmie działań. Nie wystarczy jednak samo stwierdzenie, że odbiorcy korzystają z telefonów. Odpowiedzcie, co ma skłonić ich do ponownego wejścia i jakie działanie będzie tam wykonywane za każdym razem.

Przygotujcie dwa opisy: wersję podstawową, która pozwala załatwić najważniejszą sprawę, oraz listę funkcji do rozważenia później. Dzięki temu wykonawca może wycenić zakres, zamiast zgadywać, czy każde hasło oznacza osobny moduł.

Oceńcie potrzebę funkcji telefonu i danych

Funkcja telefonu powinna odpowiadać na konkretną potrzebę użytkownika. Zamiast wpisywać do zamówienia „lokalizację” lub „powiadomienia”, opiszcie, co odbiorca ma dzięki nim zrobić i co nastąpi, gdy nie udzieli dostępu albo nie ma połączenia z internetem.

Lista pytań przed zamówieniem

• Kto korzysta z narzędzia i w jakiej sytuacji?
• Jakie jedno zadanie wykonuje najczęściej?
• Czy jest to pojedyncza sprawa, czy powtarzalna czynność?
• Czy odbiorca musi dodać zdjęcie, wskazać miejsce lub otrzymać krótką informację o zmianie?
• Co użytkownik ma zrobić, gdy nie ma dostępu do internetu?
• Czy tę samą sprawę da się wygodnie obsłużyć przez stronę na telefonie?
• Jakie dane są niezbędne do realizacji zadania?
• Kto w zespole będzie przeglądać zgłoszenia i odpowiadać użytkownikom?

Jeżeli narzędzie ma przetwarzać dane uczestników, wolontariuszy, beneficjentów lub darczyńców, zastosowanie ma RODO, czyli rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679. Przed rozpoczęciem prac opiszcie dane niezbędne do realizacji zadania, osoby mające dostęp, czas przechowywania oraz komunikaty widoczne przy formularzu lub rejestracji.

Nie wpisujcie dostępu do aparatu, lokalizacji czy kontaktów jako funkcji „na przyszłość”. Każdy taki element wymaga uzasadnienia w opisie potrzeby i decyzji, jak narzędzie ma działać bez niego.

Zamówcie zakres, utrzymanie i dostępność

W zapytaniu lub umowie rozdzielcie wykonanie pierwszej wersji od późniejszego utrzymania. Poproście o osobne opisanie: prac projektowych, budowy narzędzia, wprowadzania treści, obsługi zgłoszeń, zmian po uruchomieniu oraz osoby zatwierdzającej kolejne modyfikacje. Nie zakładajcie, że ogólne hasło „wdrożenie” obejmuje wszystkie te elementy.

Ustalcie także, po czyjej stronie pozostają dostępy i materiały. W umowie warto wymienić konta wykorzystywane przy projekcie, domenę, materiały graficzne, dane, dokumentację oraz zakres przekazania kodu. Zapiszcie, kto otrzymuje dostęp po zakończeniu współpracy i w jakiej formie zostaną przekazane materiały.

Jeśli zamawiacie narzędzie dla podmiotu publicznego, uwzględnijcie ustawę z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Ustawa odwołuje się do standardu WCAG 2.1 na poziomie AA. W wymaganiach opiszcie więc dostępność już na etapie projektu, a nie dopiero przy odbiorze prac.

Przed podpisaniem umowy pokażcie opis najważniejszych ekranów osobom, które będą korzystać z narzędzia. Zapiszcie ich pytania i miejsca, w których nie wiedzą, co zrobić dalej. Te uwagi wykorzystajcie do doprecyzowania pierwszego zakresu.

Najczęstsze pytania

Czy strona na telefonie może wystarczyć zamiast aplikacji mobilnej?

Tak, jeśli odbiorca głównie szuka informacji, zapisuje się, kontaktuje z organizacją lub wykonuje pojedynczą sprawę. W wymaganiach zaznaczcie, że najważniejsze zadania mają być wygodne do wykonania na telefonie.

Czy powiadomienia oznaczają, że trzeba zamówić aplikację?

Nie podejmujcie decyzji na podstawie samego hasła „powiadomienia”. Najpierw opiszcie, jaką informację ma otrzymać odbiorca, kiedy oraz jakie działanie ma wykonać po jej otrzymaniu.

Co powinno znaleźć się w umowie na narzędzie cyfrowe?

Ustalcie zakres pierwszej wersji, zasady zmian i utrzymania, przekazanie dostępów oraz sposób obsługi danych. Dla podmiotu publicznego doprecyzujcie również wymagania dostępności cyfrowej.

Jak możemy pomóc

Punktem wyjścia może być wspólne uporządkowanie potrzeb odbiorców, funkcji pierwszej wersji i pytań do wykonawcy. Zobaczcie zakres usługi aplikacje webowe i mobilne dla organizacji. Jeżeli po analizie wystarczy prostsze rozwiązanie, sprawdźcie także strony internetowe dla stowarzyszeń, OSP i KGW.