Asystent AI w NGO: do jakich zadań się nadaje, a gdzie z niego zrezygnować

Asystent AI nadaje się w organizacji pozarządowej przede wszystkim do pracy nad tekstem: pierwszych szkiców, streszczeń, porządkowania notatek i przeformułowań. Gorzej sprawdza się tam, gdzie liczą się sprawdzone fakty, poufne dane albo decyzje dotyczące konkretnych osób. Bezpieczny start wygląda tak: wybieracie kilka powtarzalnych zadań tekstowych, ustalacie, czego nie wolno wklejać, i przyjmujecie zasadę, że każdy wynik czyta człowiek, zanim trafi dalej.

Do czego asystent AI nadaje się na start

Najlepiej zacząć od zadań, w których błąd łatwo wyłapać, a oszczędność czasu jest odczuwalna. Przykłady z codziennej pracy stowarzyszenia, fundacji czy domu kultury:

Szkice tekstów. Pierwsza wersja zaproszenia na warsztaty, posta o wydarzeniu, ogłoszenia o naborze wolontariuszy, podziękowania dla partnerów. Wy dopisujecie szczegóły i ton, asystent oszczędza wam pustej kartki.
Streszczenia. Skrót długiego regulaminu, sprawozdania czy dokumentu programowego, żeby szybciej zdecydować, czy warto go czytać w całości. Streszczenie nie zastępuje lektury tam, gdzie od dokumentu zależą pieniądze lub obowiązki.
Porządkowanie notatek. Chaotyczne zapiski ze spotkania zarządu można zamienić w listę ustaleń, zadań i osób odpowiedzialnych. Wcześniej usuńcie z notatek nazwiska i informacje o sprawach indywidualnych.
Upraszczanie języka. Przepisanie urzędowego tekstu na prosty język dla uczestników, seniorów czy rodziców.
Burza pomysłów. Propozycje tytułów wydarzeń, pytań do ankiety ewaluacyjnej, punktów programu warsztatów. Traktujcie to jako materiał do dyskusji, a nie gotowe rozwiązanie.
Korekta i skracanie. Wyłapanie powtórzeń, skrócenie zbyt długiego opisu, ujednolicenie stylu w materiałach od kilku autorów.

Wspólny mianownik: asystent pracuje na tekście, który i tak sprawdzicie, a dane wejściowe nie są wrażliwe.

Gdzie lepiej z niego zrezygnować

Są sytuacje, w których asystent AI wnosi więcej ryzyka niż pożytku:

Fakty, przepisy, terminy i kwoty. Asystent potrafi podać pewnym tonem nieistniejący przepis, wymyślony termin naboru albo błędną nazwę programu. Informacje o konkursach ofert samorządu, programach NIW-CRSO czy Programach Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego sprawdzajcie zawsze w ogłoszeniu i regulaminie naboru.
Decyzje o ludziach. Ocena, kto dostanie pomoc, kto zostanie przyjęty na zajęcia albo który wolontariusz się nie sprawdza, należy do zespołu. Asystent nie zna kontekstu i nie ponosi odpowiedzialności.
Rozmowy w trudnych sprawach. Odpowiedzi osobom w kryzysie, w żałobie czy w konflikcie z organizacją piszcie sami. Gotowa, gładka formułka łatwo brzmi bezdusznie.
Treści podpisywane nazwiskiem lub pieczęcią. Oświadczenia, sprawozdania z dotacji, umowy, porozumienia z wolontariuszami. Asystent może pomóc w redakcji, ale treść merytoryczną przygotowuje i weryfikuje osoba odpowiedzialna.
Wszystko, co wymaga wklejenia danych osobowych. O tym w kolejnej części.

Jeśli zadanie i tak wymaga sprawdzenia każdego zdania od zera, asystent zwykle nie skraca pracy, tylko ją przesuwa.

Czego nie wklejać do narzędzi AI

Korzystając z ogólnodostępnego asystenta, przekazujecie wpisane treści zewnętrznemu dostawcy. Przed użyciem sprawdźcie w ustawieniach i warunkach usługi, czy treści są przechowywane i czy mogą służyć do rozwijania narzędzia. Dane beneficjentów, wolontariuszy, darczyńców i uczestników podlegają RODO, czyli rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, więc organizacja odpowiada za to, gdzie je przekazuje.

Do zwykłego asystenta nie wklejajcie:

imion, nazwisk, adresów, numerów telefonów i adresów e-mail konkretnych osób,
informacji o zdrowiu, niepełnosprawności, sytuacji rodzinnej czy materialnej beneficjentów,
danych dzieci i młodzieży, na przykład z list uczestników zajęć czy młodzieżowej drużyny pożarniczej OSP,
list darczyńców z kwotami wpłat,
korespondencji, w której ktoś opisuje swoją sytuację,
haseł, danych logowania, numerów kont i dokumentów finansowych,
dokumentów partnerów oznaczonych jako poufne.

Praktyczna zasada: zanim wkleicie tekst, zamieńcie dane na ogólne opisy („uczestniczka A”, „senior z gminy”). Jeśli bez danych zadanie traci sens, to znak, że nie jest to zadanie dla ogólnodostępnego asystenta. Przy wątpliwościach co do konkretnego narzędzia skonsultujcie się z inspektorem ochrony danych albo prawnikiem.

Człowiek sprawdza, zanim tekst wyjdzie z organizacji

Asystent AI nie wie, czy pisze prawdę. Składa zdania, które brzmią prawdopodobnie. Dlatego każda treść, która wychodzi na zewnątrz albo trafia do dokumentów, przechodzi przez ręce człowieka. Przy sprawdzaniu pytajcie:

Czy wszystkie fakty, nazwy, daty i kwoty potwierdziłam w źródle?
Czy tekst nie obiecuje czegoś, czego organizacja nie zrobi?
Czy brzmi jak my, a nie jak ogólnik, który mógłby wysłać każdy?
Czy nie ma w nim treści krzywdzących, stereotypowych lub niezrozumiałych dla odbiorców?
Czy streszczenie nie pominęło warunku, wyjątku albo obowiązku z oryginału?

Przy zadaniach o większej wadze, na przykład opisie we wniosku o dotację, dobrze, gdy tekst czyta druga osoba. Odpowiedzialność za treść zawsze ponosi organizacja, niezależnie od tego, kto lub co napisało pierwszą wersję.

Zasady korzystania z AI spisane dla zespołu

Bez wspólnych reguł każdy używa AI po swojemu: jedna osoba wkleja notatki z rozmów z beneficjentami, inna w ogóle nie wie, że wolno. Krótki dokument z zasadami porządkuje sprawę i ułatwia wdrożenie nowych osób, także wolontariuszy. Lista kontrolna tego, co warto w nim zapisać:

Z jakich narzędzi korzystamy i na jakich kontach, organizacyjnych czy prywatnych.
Do jakich zadań używamy AI, a do jakich nie.
Jakich danych nie wklejamy i jak anonimizujemy tekst przed użyciem.
Kto sprawdza wyniki w poszczególnych rodzajach treści.
Czy i kiedy informujemy odbiorców, że materiał powstał z pomocą AI, i czy wymaga tego regulamin konkretnego naboru lub umowa dotacji.
Do kogo zgłaszamy wątpliwości i błędy, na przykład gdy ktoś przez pomyłkę wkleił dane osobowe.
Kiedy przeglądamy zasady, bo narzędzia i warunki ich działania się zmieniają.

Zasady najlepiej ustalić na wspólnym spotkaniu, a nie narzucić mailem. Gdy zespół nie wie, od czego zacząć, pomocny bywa przegląd obecnych narzędzi i sposobu pracy; taki przegląd z warsztatem i spisanym planem działań obejmują konsultacje i badanie potrzeb cyfrowych.

Gdy podstawy działają, część organizacji buduje asystenta opartego na własnych materiałach, na przykład odpowiadającego na częste pytania o zajęcia. Wtedy kluczowe jest, gdzie przechowywane są dane i kto ma do nich dostęp.

Najczęstsze pytania

Czy możemy wkleić do asystenta AI notatki ze spotkania z beneficjentem?

Tylko po usunięciu wszystkiego, co pozwala rozpoznać osobę, czyli imion, adresów, opisu sytuacji zdrowotnej czy rodzinnej. Dane osobowe beneficjentów podlegają RODO, a po wklejeniu do ogólnodostępnego narzędzia trafiają do zewnętrznego dostawcy.

Czy tekst wniosku o dotację napisany z pomocą AI jest dopuszczalny?

To zależy od zasad konkretnego naboru, więc sprawdźcie regulamin konkursu i ogłoszenie. Niezależnie od tego odpowiedzialność za treść i prawdziwość informacji we wniosku ponosi organizacja, dlatego każdy fragment musi przeczytać i zweryfikować osoba z zespołu.

Od czego zacząć, jeśli nikt w zespole nie korzystał z AI?

Od jednego prostego zadania, na przykład szkicu zaproszenia albo uporządkowania notatek bez danych osobowych. Po kilku próbach spiszcie, co zadziałało, i na tej podstawie ustalcie zasady dla całego zespołu.

Jak możemy pomóc

Pomagamy organizacjom społecznym, instytucjom kultury i edukacji ustalić, gdzie AI ma sens, a gdzie nie, oraz przygotowujemy asystentów i narzędzia oparte na materiałach organizacji. Szczegóły znajdziecie na stronie AI dla organizacji społecznych, kultury i edukacji. Jeśli wolicie zacząć od rozmowy o potrzebach całego zespołu, pierwsza rozmowa w ramach konsultacji jest bezpłatna.