Jak opisać część cyfrową projektu we wniosku o dotację

Zacznij od problemu, który narzędzie ma rozwiązać

Część cyfrowa projektu będzie wiarygodna dla oceniających wtedy, gdy jasno wynika z potrzeby odbiorców i prowadzi do rezultatu możliwego do sprawdzenia. Nie zaczynaj od deklaracji, że organizacja stworzy stronę, aplikację albo platformę. Najpierw opisz sytuację, która utrudnia odbiorcom udział w działaniach, dostęp do materiałów lub kontakt z zespołem.

Zamiast zdania: „Powstanie nowoczesna platforma edukacyjna”, opisz ciąg przyczynowo-skutkowy. Przykładowo: uczestnicy nie mogą wracać do materiałów między spotkaniami; osoby mieszkające dalej nie mają dostępu do części działań; zespół nie ma uporządkowanego sposobu przyjmowania zgłoszeń. Dopiero po takim opisie przedstaw narzędzie jako jeden z elementów odpowiedzi na wskazaną barierę.

Dobrze jest przejść przez pięć pytań:

• Kto ma problem lub potrzebę?
• W jakiej sytuacji pojawia się bariera?
• Co odbiorca powinien móc zrobić po realizacji projektu?
• Która funkcja cyfrowa jest potrzebna, aby to umożliwić?
• Jak organizacja potwierdzi, że rozwiązanie zostało użyte zgodnie z planem?

Nazwij odbiorców precyzyjnie. Określenie „mieszkańcy” jest zwykle zbyt szerokie, jeżeli narzędzie ma służyć osobom uczestniczącym w warsztatach, wolontariuszom zapisującym się na działania, nauczycielom korzystającym z materiałów albo osobom odwiedzającym lokalne archiwum. Warto też wskazać warunki korzystania: samodzielnie lub z pomocą osoby prowadzącej, podczas zajęć albo poza nimi.

Opisz zakres jako funkcje użytkownika

Oceniający powinien móc zrozumieć, co dokładnie zostanie przygotowane i jak rozpoznać wykonanie zakresu. Hasła takie jak „innowacyjna aplikacja”, „inteligentna platforma” czy „nowoczesny ekosystem” nie wyjaśniają ani działania narzędzia, ani jego związku z celem projektu.

Opisuj funkcje językiem użytkownika. Strona może pozwalać znaleźć informacje o zajęciach i przesłać zgłoszenie. Platforma może udostępniać materiały podzielone na tematy oraz umożliwiać zadanie pytania osobie prowadzącej. Narzędzie do obsługi wolontariatu może przedstawiać dostępne działania, przyjmować zgłoszenia i porządkować je dla osoby koordynującej.

Przy każdej ważnej funkcji odpowiedz na trzy pytania: kto z niej korzysta, jakie zadanie wykonuje oraz z jaką barierą z diagnozy projektu ta funkcja się wiąże. Taki opis ułatwia również sprawdzenie, czy zakres technologiczny jest proporcjonalny do celu, harmonogramu i budżetu.

Nie wpisuj do projektu wszystkich elementów, które mogą przydać się kiedyś. Rozbudowane konta użytkowników, moduły społecznościowe, dodatkowe panele lub elementy sztucznej inteligencji wymagają uzasadnienia w potrzebach odbiorców. Jeżeli organizacja nie potrzebuje ich do realizacji celu albo nie planuje ich używać w projekcie, lepiej nie przedstawiać ich jako części podstawowego zakresu.

Pokaż drogę od pomysłu do użycia

Harmonogram nie powinien kończyć się na wykonaniu strony lub aplikacji. Gotowe narzędzie nie wyjaśnia jeszcze, czy odpowiada na potrzeby odbiorców ani czy zespół potrafi nim zarządzać. Opis działań powinien prowadzić od rozpoznania potrzeb do uruchomienia i codziennego użycia rozwiązania.

Możesz zaplanować kolejno: doprecyzowanie potrzeb odbiorców, przegląd obecnego procesu, zebranie materiałów, ustalenie funkcji, przygotowanie treści, wykonanie narzędzia, testy, poprawki oraz wdrożenie zespołu. Nie każda inicjatywa wymaga osobnego etapu dla każdego z tych działań, ale we wniosku powinno być jasne, kto i kiedy podejmie kluczowe decyzje.

Testy opisz konkretnie. Zamiast zdania „narzędzie zostanie przetestowane” wskaż, kto weźmie udział, jakie zadania wykona oraz jak zbierzesz uwagi. Można sprawdzić, czy uczestnik odnajduje materiał, przesyła zgłoszenie, zapisuje się na działanie albo korzysta z treści bez wsparcia zespołu. Zaplanuj też czas na poprawienie błędów i uproszczenie niezrozumiałych elementów.

Jeżeli rozwiązanie obejmuje dane uczestników, wolontariuszy, darczyńców lub innych osób, uwzględnij zasady ich przetwarzania zgodnie z RODO. Gdy stronę lub aplikację prowadzi podmiot publiczny, opis powinien uwzględniać wymagania dostępności cyfrowej odnoszące się do standardu WCAG 2.1 na poziomie AA. Wątpliwości dotyczące danych lub dostępności warto skonsultować z osobą odpowiedzialną za te obszary.

Dobierz rezultaty i dowody ich osiągnięcia

„Stworzenie platformy” jest działaniem, a nie pełnym opisem rezultatu. Warto rozdzielić rezultat rzeczowy, czyli to, co zostanie przygotowane, od rezultatu użytkowego, czyli tego, co dzięki narzędziu mogą zrobić odbiorcy.

Rezultatem rzeczowym może być uruchomiona strona z określonymi funkcjami, uporządkowana baza materiałów albo system zgłoszeń zgodny z opisanym procesem. Potwierdzeniem może być lista funkcji, dokumentacja administracyjna, protokół odbioru lub materiały z testów.

Rezultat użytkowy może dotyczyć osób korzystających z materiałów, zgłoszeń obsłużonych w narzędziu, osób przeszkolonych z jego używania albo uczestników, którzy wykonali określone zadanie podczas testu. Przy każdym wskaźniku wskaż źródło potwierdzenia: rejestr zgłoszeń, listę obecności, ankietę, zestawienie z narzędzia lub notatkę z testów.

Nie opieraj rozliczenia wyłącznie na liczbie odsłon ani na ogólnym stwierdzeniu, że narzędzie „zwiększy rozpoznawalność”. Jeżeli taki efekt jest istotny, opisz zachowanie odbiorcy, które będzie można zaobserwować lub udokumentować. Przed wpisaniem wskaźnika zapytaj: kto, kiedy i na podstawie czego potwierdzi jego osiągnięcie?

Jeżeli zespół potrzebuje najpierw uporządkować potrzeby, zakres, budżet i harmonogram, pomocne mogą być konsultacje i badanie potrzeb cyfrowych organizacji.

Lista kontrolna przed złożeniem wniosku

Przeczytaj opis części cyfrowej i sprawdź, czy na każde z pytań możesz odpowiedzieć twierdząco:

• Czy narzędzie odpowiada na konkretny problem opisany w diagnozie projektu?
• Czy wiadomo, kto będzie korzystać z każdej ważnej funkcji?
• Czy funkcje opisano jako działania użytkownika, a nie hasła technologiczne?
• Czy zakres obejmuje tylko elementy potrzebne do osiągnięcia celu projektu?
• Czy harmonogram zawiera przygotowanie treści, testy, poprawki i wdrożenie zespołu?
• Czy wskazano rolę odpowiedzialną za aktualizowanie treści i obsługę narzędzia po uruchomieniu?
• Czy każdy rezultat ma sposób potwierdzenia w dokumentach lub danych z realizacji?
• Czy uwzględniono ochronę danych, a tam, gdzie ma to zastosowanie, dostępność cyfrową?
• Czy opis jest spójny z regulaminem naboru, formularzem, budżetem i harmonogramem?

Brak odpowiedzi na jedno z pytań nie musi oznaczać rezygnacji z pomysłu. Często wystarczy ograniczyć zakres, doprecyzować odpowiedzialność zespołu albo zamienić ogólny wskaźnik na taki, który można uczciwie rozliczyć.

Najczęstsze pytania

Czy we wniosku trzeba wskazywać konkretną technologię?

Nie zawsze. Najważniejsze są funkcje, odbiorcy i sposób korzystania z narzędzia. Konkretną technologię warto podać, jeśli wymaga tego regulamin naboru lub ma ona znaczenie dla zakresu projektu.

Czy można zaplanować aplikację bez gotowego projektu rozwiązania?

Można opisać przygotowanie rozwiązania, jeżeli wynika ono z potrzeb odbiorców i obejmuje testy oraz poprawki. Nie należy przedstawiać nieustalonego zakresu jako gotowego produktu.

Co zrobić, gdy regulamin inaczej definiuje rezultaty?

Stosuj definicje, formularze i zasady wskazane w regulaminie naboru oraz ogłoszeniu konkursu. Część cyfrowa powinna być z nimi spójna także w budżecie i harmonogramie.

Jak możemy pomóc

Przygotowanie części cyfrowej wniosku wymaga połączenia celu społecznego, zakresu narzędzia, budżetu i rezultatów. W usłudze granty i dotacje na projekty z technologią pomagamy dobrać program i nabór, ułożyć koncepcję projektu oraz przygotować budżet części technologicznej i treść wniosku. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna.