Jak przygotować projekt digitalizacji zbiorów do wniosku

Zacznijcie od zakresu zbioru i celu udostępnienia

Projekt digitalizacji warto przygotować jako plan opracowania i udostępnienia określonej części kolekcji. Pierwszym krokiem nie jest wybór sprzętu ani wpisanie kosztów do budżetu. Jest nim decyzja, które materiały obejmuje projekt, po co mają zostać udostępnione oraz kto ma z nich korzystać.

Nie opisujcie całego zasobu, jeśli nie potraficie wskazać jego granic i sposobu opracowania. Wybierzcie spójną grupę, na przykład fotografie dotyczące historii miejscowości, dokumenty działalności organizacji, programy wydarzeń, nagrania relacji albo materiały związane z jednym lokalnym tematem. Taki zakres łatwiej uzasadnić, zaplanować i później przedstawić odbiorcom.

We wniosku zamiast określeń „cenne” czy „unikatowe” opiszcie zastosowanie zbioru. Wskażcie, czy materiały mogą służyć edukacji lokalnej, przygotowaniu wystaw, pracy badawczej, dokumentowaniu historii miejsca albo udostępnieniu osobom, które nie mogą odwiedzić siedziby instytucji. Powiążcie potrzebę odbiorców z konkretnym działaniem: przygotowaniem plików, opisów i sposobu dostępu.

Uporządkujcie informacje o obiektach i ograniczeniach

Przed wpisaniem materiałów do projektu zbierzcie informacje, które już są dostępne w instytucji: skąd pochodzi obiekt, kto przekazał go do kolekcji, jakie dokumenty mu towarzyszą oraz czy wcześniej określono zasady korzystania. Nie zakładajcie we wniosku formy publikacji, jeżeli zespół nie potrafi jej uzasadnić na podstawie posiadanej dokumentacji.

Dla każdej grupy materiałów warto prowadzić prosty rejestr. Może zawierać roboczą nazwę obiektu, sygnaturę lub inne oznaczenie, informacje o pochodzeniu, stan dokumentacji oraz decyzję: materiał do opracowania, materiał wymagający wyjaśnienia albo materiał wyłączony z obecnego zakresu. Rejestr pomaga też wyjaśnić, dlaczego wybraliście właśnie tę część kolekcji.

Fotografie, filmy i nagrania mogą wymagać osobnej analizy przed udostępnieniem. Jeżeli w materiałach można rozpoznać osoby, trzeba uwzględnić zasady przetwarzania danych osobowych. Przetwarzanie danych osobowych podlega RODO, czyli rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679. Gdy dokumentacja jest niepełna lub plan publikacji budzi wątpliwości, opiszcie we wniosku etap wyjaśnienia spraw i skonsultujcie go z prawnikiem albo osobą odpowiedzialną za ochronę danych.

Zaplanujcie opis i drogę odbiorcy do kolekcji

Digitalizacja bez uporządkowanych opisów nie tworzy jeszcze zasobu, z którego można wygodnie korzystać. Już na etapie wniosku ustalcie, jakie informacje będą zbierane przy każdym obiekcie i kto odpowie za ich przygotowanie. Nie każdy rekord musi być równie szczegółowy, ale zespół powinien stosować jednolite zasady.

Podstawowy zestaw pól może obejmować tytuł lub nazwę roboczą, typ materiału, autora, datę albo przybliżony okres, miejsce, opis treści, słowa kluczowe, źródło pozyskania, sygnaturę i informację o zasadach korzystania. W praktyce przydaje się także uzgodnienie słownictwa: jak zapisywać nazwy miejsc, osób i wydarzeń, aby odbiorca mógł je później odnaleźć.

Równolegle odpowiedzcie, jak osoba spoza zespołu dotrze do materiałów. Czy będzie przeglądać kolekcję tematycznie, wyszukiwać według miejscowości lub nazwisk, korzystać z przygotowanej opowieści, czy uzyska dostęp na określonych zasadach? Ta decyzja wpływa na strukturę opisów i wybór sposobu prezentacji.

Jeżeli projekt obejmuje stronę lub aplikację mobilną podmiotu publicznego, trzeba uwzględnić wymagania dostępności cyfrowej. Ustawa z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych odwołuje się do standardu WCAG 2.1 na poziomie AA. W założeniach projektu uwzględnijcie więc czytelną nawigację, opisy treści wizualnych i rozwiązania dla materiałów dźwiękowych.

Przy wyborze struktury kolekcji i formy prezentacji pomocny może być opis usługi digitalizacji dziedzictwa i archiwów cyfrowych. Potraktujcie go jako punkt do rozmowy o potrzebach zbioru, a nie gotową odpowiedź na decyzje merytoryczne instytucji.

Zbudujcie budżet z całego procesu pracy

Budżet powinien wynikać z kolejności działań, a nie z samej listy zakupów. Rozpiszcie pracę od wyboru obiektów do udostępnienia efektów: przygotowanie materiałów, wykonanie plików, opisanie, kontrolę jakości, uporządkowanie zasobu, publikację i przekazanie obowiązków osobom, które będą prowadzić kolekcję po zakończeniu projektu.

Przy każdym etapie zaznaczcie, czego potrzebujecie: czasu zespołu, usługi zewnętrznej, sprzętu, konsultacji lub materiałów do przygotowania obiektów. Zakup sprzętu rozważajcie wtedy, gdy będzie wykorzystywany także po projekcie, zespół ma warunki do jego obsługi i przechowywania, a plan pracy uzasadnia ten wybór. Gdy zakres jest jednorazowy albo wymaga wyspecjalizowanej pracy, sprawdźcie, czy regulamin naboru dopuszcza odpowiednią usługę zewnętrzną.

Wykonawca może realizować część techniczną, ale instytucja powinna zachować odpowiedzialność za wybór obiektów, wiedzę o ich treści, akceptację opisów i odbiór rezultatów. Warto to jasno podzielić w harmonogramie.

Przed złożeniem wniosku przeczytajcie regulamin konkretnego naboru: koszty kwalifikowalne, wymagane załączniki, zasady uzasadniania wydatków oraz obowiązki dotyczące rezultatów. Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego ogłasza coroczne nabory w ramach Programów Ministra i publikuje aktualne programy oraz regulaminy. W każdym województwie działa też regionalny program funduszy europejskich na lata 2021–2027. Organizacje mogą również sprawdzać konkursy samorządowe; samorządy zlecają organizacjom pozarządowym zadania publiczne między innymi w otwartych konkursach ofert na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Przed wysłaniem wniosku sprawdźcie spójność planu

Opis projektu powinien prowadzić od problemu do działań i trwałego sposobu korzystania z efektów. Zacznijcie od sytuacji zbioru oraz odbiorców, potem pokażcie zakres prac, osoby odpowiedzialne, budżet i plan udostępnienia. Nie zaczynajcie od sprzętu, jeśli nie wynika on z wcześniej opisanego procesu.

Skorzystajcie z listy kontrolnej:

• Czy wybrana część zbioru ma jasne granice i kryteria wyboru obiektów?
• Czy opisaliście cel udostępnienia oraz odbiorców kolekcji?
• Czy zebraliście informacje o pochodzeniu obiektów i dokumentacji dotyczącej ich wykorzystania?
• Czy wiadomo, jakie opisy powstaną i kto odpowie za ich jakość?
• Czy określiliście, gdzie oraz na jakich zasadach odbiorcy będą korzystać z materiałów?
• Czy budżet obejmuje przygotowanie, opracowanie, kontrolę jakości i publikację, a nie tylko wykonanie plików?
• Czy wskazaliście osoby odpowiedzialne za decyzje merytoryczne, odbiór prac i dalsze prowadzenie zasobu?
• Czy każdy element jest zgodny z regulaminem konkretnego konkursu?

Jeżeli nie potraficie odpowiedzieć na któreś z tych pytań, nie poszerzajcie zakresu. Najpierw dopracujcie brakujący element albo ograniczcie projekt do części kolekcji, którą da się odpowiedzialnie przygotować.

Najczęstsze pytania

Czy projekt digitalizacji musi obejmować zakup sprzętu?

Nie. Wybór między zakupem a usługą zewnętrzną należy oprzeć na planie dalszego wykorzystania sprzętu, możliwościach zespołu i wymaganiach zbioru. Zasady kwalifikowalności wydatków zawsze sprawdźcie w regulaminie danego naboru.

Czy można wpisać do wniosku materiały z niepełną dokumentacją?

Można opisać etap porządkowania i wyjaśniania dokumentacji, ale nie zakładajcie z góry sposobu publikacji, którego nie potraficie uzasadnić. Przy wątpliwościach skonsultujcie plan z prawnikiem lub osobą odpowiedzialną za ochronę danych.

Czy wystarczy udostępnić pliki w folderze do pobrania?

Nie zastępuje to opisów, zasad wyszukiwania ani informacji o sposobie korzystania z materiałów. We wniosku zaplanujcie, jak odbiorca odnajdzie konkretny obiekt i zrozumie jego kontekst.

Jak możemy pomóc

Na stronie Granty na cyfryzację dla instytucji kultury opisujemy zakres wsparcia przy planowaniu finansowania digitalizacji, archiwów cyfrowych i form prezentacji zbiorów. Przed rozmową przygotujcie roboczy zakres kolekcji, cel udostępnienia oraz listę pytań dotyczących budżetu i wniosku.