Jak zacząć cyfryzację stowarzyszenia: dane w arkuszach i mailach

Zacznijcie od mapy informacji, nie od zakupu systemu

Gdy dane są jednocześnie w arkuszach, skrzynkach mailowych i komunikatorze, pierwszym krokiem nie powinien być zakup nowej aplikacji. Najpierw ustalcie, jakie informacje macie, gdzie trafiają i w którym momencie zespół przestaje nad nimi panować. To pozwoli wybrać problem do rozwiązania zamiast przenosić dotychczasowy bałagan do kolejnego narzędzia.

Cyfryzacja stowarzyszenia ma ułatwiać konkretną pracę: odnalezienie aktualnej listy uczestników, przekazanie sprawy podczas nieobecności osoby koordynującej, sprawdzenie statusu działania lub zebranie dokumentów do rozliczenia. Nie musi oznaczać jednej aplikacji dla całej organizacji. Często ważniejsze od liczby narzędzi jest jasne ustalenie, które z nich jest źródłem aktualnej informacji.

Do pierwszego przeglądu zaproście osoby, które na co dzień szukają, wpisują lub przekazują informacje: członków zarządu, koordynację działań, osoby prowadzące projekty, księgowość oraz osoby pracujące z wolontariuszami czy uczestnikami. Rozmawiajcie o przebiegu pracy, a nie o nazwie systemu: skąd przychodzi informacja, kto ją zapisuje, kto potrzebuje jej później i co dzieje się, gdy nie ma osoby prowadzącej sprawę.

Zróbcie prosty spis danych, miejsc i decyzji

Przygotujcie jeden roboczy dokument i wpiszcie do niego wszystkie miejsca, w których zespół przechowuje informacje. Nie chodzi o pełny audyt ani porządkowanie każdego starego pliku. Celem jest uchwycenie miejsc, w których dane się dublują, znikają albo nie wiadomo, która wersja jest obowiązująca.

Przy każdym miejscu odpowiedzcie na poniższe pytania:

• Gdzie dokładnie znajduje się informacja: w arkuszu, folderze, skrzynce mailowej, komunikatorze, na komputerze służbowym albo prywatnym?
• Jakie dane lub dokumenty tam trafiają: kontakty, zgłoszenia, umowy, faktury, listy obecności, materiały projektowe czy ustalenia zespołu?
• Kto dodaje informacje, a kto ich potrzebuje?
• Czy to jest miejsce aktualne, czy robocza kopia?
• Co dzieje się z daną sprawą, gdy osoba odpowiedzialna jest nieobecna?
• Czy są tam dane osobowe i kto ma do nich dostęp?
• Które informacje trzeba przepisywać do innych miejsc?

Dopiszcie też ważne decyzje, które zapadają wyłącznie w rozmowach na komunikatorze. Komunikator może być wygodny do szybkiego kontaktu, ale nie powinien być jedynym miejscem przechowywania ustaleń potrzebnych innym osobom. Ustalcie, dokąd trafia decyzja końcowa: do dokumentu projektu, wspólnej listy zadań, folderu lub innego wskazanego miejsca.

Osobno oznaczcie dane osobowe beneficjentów, wolontariuszy, darczyńców i uczestników. Ich przetwarzanie podlega RODO. Na etapie mapowania warto ustalić, gdzie takie dane są kopiowane, komu są udostępniane i czy są potrzebne do bieżącego działania. Jeśli nie macie pewności co do zasad przetwarzania, skonsultujcie konkretną sytuację z osobą odpowiedzialną za ochronę danych albo z prawnikiem.

Wybierzcie jeden proces do uporządkowania

Po takim spisie prawdopodobnie zobaczycie kilka problemów naraz. Nie próbujcie rozwiązać ich wszystkich w jednym projekcie. Wybierzcie jeden proces, który często wywołuje pytania, opóźnienia lub konieczność ponownego wykonywania pracy.

Dobry proces na początek ma wyraźny początek i koniec. Może to być obsługa zgłoszenia uczestnika, obieg faktury, przygotowanie wydarzenia albo przekazywanie materiałów osobie prowadzącej zajęcia. Wybierając go, nie kierujcie się tym, co brzmi najbardziej technicznie. Wybierzcie zadanie, które zespół wykonuje regularnie i którego przebieg da się opisać prostymi krokami.

Pomocne będą pytania:

• W którym procesie najczęściej nie wiadomo, która informacja jest aktualna?
• Co jest wielokrotnie przepisywane między arkuszem, mailem i komunikatorem?
• Jaka sprawa zatrzymuje się, gdy nie ma jednej konkretnej osoby?
• Które dane są zbierane od nowa, choć organizacja już je ma?
• Gdzie błąd może utrudnić kontakt z uczestnikiem, partnerem lub przygotowanie dokumentacji?

Następnie rozpiszcie obecną drogę informacji. Wystarczy zapis: „zgłoszenie przychodzi”, „ktoś je sprawdza”, „dane trafiają do listy”, „uczestnik dostaje odpowiedź”. Przy każdym kroku zaznaczcie, kto działa, gdzie zapisuje informację i co ma być wynikiem tego etapu. Dopiero po takim opisie łatwiej zdecydować, co zmienić.

Nie zaczynajcie od przenoszenia całego archiwum. Najpierw ustalcie prostszy sposób obsługi nowych spraw. Do starszych materiałów wróćcie wtedy, gdy będą potrzebne w wybranym procesie lub gdy organizacja zdecyduje, które z nich zachować.

Ustalcie właściciela procesu i minimalne zasady

Porządek nie utrzyma się tylko dlatego, że powstał nowy arkusz, folder albo formularz. Potrzebna jest osoba odpowiedzialna za proces — niekoniecznie za wykonanie każdej czynności, lecz za pilnowanie wspólnych zasad.

Dla wybranego procesu określcie cztery role:

• osoba odpowiedzialna za proces wskazuje, gdzie jest aktualna informacja i przypomina zasady jej uzupełniania;
• osoby wprowadzające dane zapisują informacje po swojej części pracy;
• osoby korzystające z danych zgłaszają braki, błędy i sytuacje nieuwzględnione w ustalonym sposobie pracy;
• osoba decyzyjna rozstrzyga zmiany dotyczące zasad, zakresu danych lub narzędzia.

W małym stowarzyszeniu jedna osoba może pełnić kilka z tych ról. Ważne jest jednak, by było jasne, kto podejmuje decyzje oraz kto przejmuje sprawę podczas nieobecności. Zapiszcie te ustalenia przy opisie procesu, a nie wyłącznie w pamięci zarządu.

Ustalcie również minimum zasad: jedno miejsce dla aktualnej listy, sposób nazywania plików, moment wpisywania danych oraz miejsce zapisu końcowych decyzji. Nie trzeba tworzyć rozbudowanej instrukcji. Wystarczą zasady, które zespół jest w stanie stosować przy codziennej pracy.

Oceńcie, czy potrzebujecie nowego narzędzia

Arkusz, poczta i foldery nie są same w sobie przeszkodą. Mogą wystarczyć, gdy każdy rodzaj informacji ma wskazane aktualne miejsce, uprawnione osoby wiedzą, jak z niego korzystać, a zespół może prześledzić historię sprawy bez przeszukiwania wielu kanałów.

Najpierw spróbujcie uporządkować narzędzia, które już macie. Możecie wskazać jeden arkusz główny zamiast kilku kopii, przyjąć wspólny schemat nazw folderów, wprowadzić wzór tematu wiadomości projektowych i przenosić ważne ustalenia z komunikatora do ustalonego miejsca. Sprawdźcie przez krótki, umówiony okres, czy zespół faktycznie korzysta z tych zasad i gdzie nadal pojawiają się trudności.

Nowe rozwiązanie warto rozważyć wtedy, gdy obecny sposób pracy wymaga stałego przepisywania tych samych danych, utrudnia określenie dostępów albo nie pozwala sprawnie odnaleźć historii kontaktu czy działania. Jeśli potrzebujecie wspólnej bazy kontaktów, spraw i projektów, obejrzyjcie zakres CRM i systemów do prowadzenia projektów dla NGO. Przed wyborem opiszcie wymagania na podstawie jednego procesu i sprawdźcie, czy dane rozwiązanie odpowiada właśnie na te potrzeby.

Najczęstsze pytania

Czy trzeba od razu przenieść wszystkie dane do jednego systemu?

Nie. Najpierw uporządkujcie bieżący proces i ustalcie, które starsze dane są nadal potrzebne. Przenoszenie wszystkiego bez selekcji może odtworzyć dotychczasowy nieporządek w nowym miejscu.

Kto powinien prowadzić cyfryzację w małym stowarzyszeniu?

Najlepiej osoba znająca codzienną pracę organizacji i mająca możliwość zbierania potrzeb zespołu. Nie musi być informatykiem, ale powinna konsultować ustalenia z osobami, które pracują na danych.

Czy arkusz jest złym rozwiązaniem dla organizacji?

Nie, jeśli ma jasno określone zastosowanie, wskazaną osobę odpowiedzialną i jedną obowiązującą wersję. Problemem bywa brak zasad korzystania z arkusza, a nie samo narzędzie.

Jak możemy pomóc

Jeśli nie wiecie, od którego procesu zacząć albo jakie wymagania powinno spełniać narzędzie, pomocne mogą być konsultacje i badanie potrzeb cyfrowych organizacji. Obejmują przegląd narzędzi, warsztat z zespołem i spisany plan działań z zakresem, budżetem oraz harmonogramem. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna.