Polityka prywatności

Wersja: 2026-10-10. Obowiązuje od 10 października 2026 r. Poprzednia wersja: 2026-10-09. Zmiana uzupełnia informację o nagrywanie rozmów online i przygotowywanie z nich notatek; pozostałe zasady pozostają bez zmian. Informacja obejmuje stronę Tech4Good, kontakt, zgłoszenia z formularzy reklamowych, umawianie i prowadzenie rozmów online, ankiety i elektroniczną obsługę umów. Nie stanowi zgody na marketing ani zmiany umowy współpracy.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych jest TECH4GOOD spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Wiejska 1C, 44-200 Rybnik, Polska, KRS 0001077716, NIP 6423250032. W sprawach danych osobowych i realizacji praw prosimy o kontakt: biuro@tech4good.pl lub pisemnie na ten adres.

2. Dane i ich źródła

Przetwarzamy dane przekazane przez Państwa lub organizację: imię i nazwisko, funkcję, służbowe dane kontaktowe (w tym numer telefonu, jeżeli został podany), informacje o organizacji, odpowiedzi w ankiecie oraz korespondencję, uwagi i dokumenty związane ze współpracą. Dane osób kontaktowych i reprezentantów otrzymujemy także od organizacji, jej przedstawicieli lub z publicznych rejestrów, w szczególności KRS, oraz z dokumentów umocowania. Zakres obejmuje dane potrzebne do ustalenia reprezentacji; nie należy przesyłać zbędnych danych wrażliwych.

Zgłoszenia z formularzy reklamowych na Facebooku i Instagramie otrzymujemy od Meta Platforms Ireland Limited, która udostępnia formularz i jest odrębnym administratorem danych w swoich serwisach. Obejmują one dane wpisane w formularzu: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwę organizacji i odpowiedzi na pytania, a także informację, z którego formularza i której reklamy pochodzi zgłoszenie. Przy umawianiu rozmowy przetwarzamy ponadto wybrany termin i formę rozmowy (online albo telefon), treść wiadomości SMS i e-mail wymienionych z nami, informację o ich doręczeniu oraz o rezygnacji z wiadomości SMS.

Rozmowy online (konsultacje oraz spotkania dotyczące realizowanego produktu, w tym prezentacja, omówienie poprawek i odbiór) mogą być nagrywane. Nagranie obejmuje głos i wypowiedzi uczestników, a jeżeli korzystają oni z kamery lub udostępniają ekran — także wizerunek i treść widoczną na ekranie. Z nagrania powstaje pisemny zapis rozmowy oraz notatka z ustaleniami, zadaniami i zgłoszonymi uwagami. O nagrywaniu informujemy w potwierdzeniu terminu lub zaproszeniu, a w trakcie rozmowy sygnalizuje je także narzędzie do spotkań.

Przy obsłudze umowy przetwarzamy identyfikatory dostępu, dane niezbędne do dostarczenia kodu e-mail, czas i wynik czynności, numer i wersję dokumentu, jego sumę kontrolną, treść oświadczenia, dowód akceptacji i doręczenia oraz wersje przedstawionych informacji. Obsługa techniczna może przetwarzać adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz logi żądań i błędów. Dowód akceptacji zawiera skrót kryptograficzny adresu IP, a nie jego jawną postać. Taki skrót nie oznacza automatycznie anonimizacji: wraz z pozostałymi danymi nadal może dotyczyć konkretnej osoby.

Po odpowiedniej zgodzie na publicznych stronach zbierane mogą być dane analityczne lub reklamowe, w tym identyfikatory cookies i informacje o interakcjach. Strony indywidualnych ankiet i umów grantowych są wyłączone z naszej analityki i piksela reklamowego.

3. Cele i podstawy prawne

• Kontakt i współpraca z organizacją: obsługa zapytań, ankiet, przygotowanie i wykonanie uzgodnionej współpracy oraz kontakt z osobami działającymi w imieniu organizacji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest prowadzenie korespondencji i współpracy oraz ustalenie, kto działa za organizację. Art. 6 ust. 1 lit. b RODO stosujemy, gdy osoba fizyczna sama jest stroną umowy lub żąda podjęcia działań przed jej zawarciem; nie przypisujemy tej podstawy automatycznie każdemu reprezentantowi osoby prawnej.
• Odpowiedź na zgłoszenie i umówienie rozmowy: kontakt telefoniczny, SMS-em i e-mailem w sprawie, której dotyczyło zgłoszenie z formularza — przesłanie linku do wyboru terminu, jedno przypomnienie, potwierdzenie terminu i przypomnienie o rozmowie — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym uzasadnionym interesem jest odpowiedź na zapytanie organizacji. Art. 6 ust. 1 lit. b RODO stosujemy, gdy osoba fizyczna sama żąda podjęcia działań przed zawarciem umowy. Na numer telefonu i adres e-mail z formularza kontaktujemy się na prośbę wyrażoną w zgłoszeniu; jeżeli formularz zawiera odrębną zgodę na taki kontakt, działamy w jej granicach. Z wiadomości SMS można zrezygnować w każdej chwili, odpisując STOP; rezygnacja nie wymaga uzasadnienia. Danych ze zgłoszenia nie wykorzystujemy do przesyłania innych ofert bez odrębnej zgody.
• Notatka z rozmowy online: nagranie rozmowy, jej pisemny zapis i notatka z ustaleniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest rzetelne utrwalenie ustaleń, tak aby wniosek, produkt lub poprawki odpowiadały temu, co zostało uzgodnione, oraz możliwość odtworzenia przebiegu współpracy. Nagranie nie jest warunkiem rozmowy: wystarczy powiedzieć na początku spotkania lub napisać wcześniej, że wolą Państwo rozmowę bez nagrania, a zostanie ono wyłączone. Nagrań nie publikujemy, nie wykorzystujemy do marketingu ani do rozpoznawania osób po głosie lub wizerunku.
• Bezpłatna obsługa elektroniczna: odczyt i pobranie dokumentu, obsługa uwag, kodów i statusu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie umowy o tę usługę z użytkownikiem; obsługa relacji z reprezentowaną organizacją także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Dowody, bezpieczeństwo i roszczenia: utrwalenie przedstawionej treści i oświadczeń, zapobieganie nadużyciom, diagnoza błędów, ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Interesem jest bezpieczeństwo usługi i możliwość odtworzenia przebiegu współpracy.
• Obowiązki prawne: przetwarzanie dokumentów, których przechowania lub udostępnienia wymagają przepisy, w szczególności rachunkowe i podatkowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w zakresie dotyczącym danego dokumentu.
• Newsletter, analityka i marketing: jeżeli korzystają Państwo z tych funkcji i udzielą odpowiedniej zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda jest dobrowolna i może zostać cofnięta. Brak zgody marketingowej nie blokuje ankiety ani obsługi umowy.

Podanie danych jest dobrowolne, lecz dane kontaktowe i reprezentacyjne potrzebne do danej czynności są warunkiem jej obsługi. Bez nich nie możemy odpowiedzieć, dostarczyć kodu albo prawidłowo przypisać oświadczenia. Samo otrzymanie informacji o prywatności nie jest zgodą na przetwarzanie.

4. Odbiorcy i przekazywanie danych

Dostęp mają upoważnione osoby obsługujące sprawę oraz dostawcy usług technicznych w zakresie ich zadań. Stronę i jej żądania obsługuje Netlify; bazę, dokumenty i funkcje backendowe obsługuje Supabase; pocztę, kody, kopie dokumentów oraz kalendarz i spotkania online, w tym ich nagrania, obsługuje Google Workspace. Dokumentacja współpracy może być przechowywana również na Dysku Google. Pisemny zapis nagranej rozmowy i projekt notatki przygotowuje automatycznie usługa OpenAI, która otrzymuje w tym celu ścieżkę dźwiękową nagrania i podstawowe informacje o spotkaniu; zgodnie z warunkami usługi dane przesyłane tą drogą nie służą do trenowania modeli. Baza projektu Supabase jest skonfigurowana w regionie Irlandii (eu-west-1). Nie oznacza to, że wszystkie czynności dostawców odbywają się wyłącznie w Europejskim Obszarze Gospodarczym.

Dostawcy korzystają z infrastruktury i podwykonawców także poza EOG, w tym w USA. Ich opublikowane warunki przetwarzania opisują mechanizmy ochrony transferów, w szczególności standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej oraz, tam gdzie mają zastosowanie, decyzje o odpowiednim stopniu ochrony. Zakres zależy od usługi i odbiorcy. Informacje o warunkach dostawców: Netlify, Supabase, Google Workspace, OpenAI. O informację o konkretnym transferze dotyczącym Państwa danych i kopię właściwych zabezpieczeń można zwrócić się na adres administratora.

Na publicznych stronach, po odpowiedniej zgodzie, odbiorcami danych mogą być również Google w ramach Google Analytics i Meta w ramach piksela reklamowego. W pozostałej obsłudze kontaktu i konsultacji korzystamy także ze Slack do powiadomień o wiadomościach, Resend do wiadomości systemowych i Twilio do wiadomości SMS oraz połączeń telefonicznych. Zakres przekazania obejmuje dane kontaktowe i treść potrzebną do danej wiadomości lub powiadomienia; dostawcy ci również mogą przetwarzać dane poza EOG na zasadach opisanych wyżej (Twilio). Nie są to dodatkowi dostawcy kodów akceptacji umowy — te obsługuje wskazana wyżej poczta Google. Dane mogą być udostępniane doradcom prawnym lub księgowym, jeżeli jest to potrzebne do obsługi danej sprawy, a organom publicznym — gdy wymaga tego prawo. Nie publikujemy indywidualnych linków do ankiet i umów.

5. Jak długo przechowujemy dane

Od tej wersji stosujemy następujące kryteria określania niezbędnego okresu przechowywania:

• Korespondencja i ankiety: przez czas potrzebny do obsługi sprawy i uzgodnionej współpracy, a następnie wyłącznie w zakresie potrzebnym do obowiązków prawnych lub ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń.
• Zgłoszenia z formularzy reklamowych, wiadomości SMS i dane o umówionych rozmowach: przez czas potrzebny do odpowiedzi na zgłoszenie i przeprowadzenia rozmowy. Jeżeli nie dojdzie do współpracy, dane kontaktowe przechowujemy do wniesienia sprzeciwu lub ustania celu kontaktu, a następnie wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykazania przebiegu kontaktu i obrony roszczeń. Informację o rezygnacji z wiadomości SMS zachowujemy, aby jej przestrzegać.
• Nagrania rozmów online: przez czas potrzebny do przygotowania i sprawdzenia notatki, nie dłużej niż 90 dni od rozmowy; następnie nagranie usuwamy. Pisemny zapis rozmowy i notatkę przechowujemy tak jak korespondencję w danej sprawie.
• Umowy, dane reprezentantów i dowody czynności: przez czas niezbędny do realizacji współpracy oraz przez właściwe dla danego dokumentu okresy obowiązkowego przechowania i terminy dotyczące roszczeń. Terminy mogą być różne, zależą od rodzaju roszczenia i zdarzeń wpływających na ich bieg; nie wszystkie rozpoczynają się z końcem współpracy. W razie sporu potrzebne dowody zachowujemy do jego zakończenia i ustania podstaw dalszego przechowania.
• Dane techniczne i logi: przez okres niezbędny do bezpieczeństwa, diagnozy i obsługi incydentów; wybrane dowody incydentu — odpowiednio do jego wyjaśnienia i właściwych roszczeń. Ważność kodu wynosi 10 minut, lecz nie oznacza to usunięcia historii jego zamówienia po 10 minutach.
• Dane oparte na zgodzie: do jej wycofania lub ustania celu, z zachowaniem niezbędnego dowodu zgody i jej wycofania, jeżeli jest potrzebny do rozliczalności lub roszczeń. Ustawienia cookies można zmienić w panelu na stronie.

Kryteria obejmują także kopie i archiwa. Usunięcie z systemu aktywnego nie musi oznaczać natychmiastowego usunięcia z każdej kopii zapasowej; znaczenie mają cykle kopii i obowiązki zabezpieczenia dowodów. Nie deklarujemy jednej liczby dni dla wszystkich systemów. Informację o okresie i podstawie przechowania w konkretnej sprawie udzielamy na żądanie.

6. Państwa prawa

Na warunkach określonych w RODO mogą Państwo żądać dostępu i kopii danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Prawo przenoszenia dotyczy danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy, gdy spełnione są ustawowe warunki.

Mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego można wnieść w każdej chwili. Zgodę można wycofać bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Nie każde żądanie usunięcia powoduje usunięcie dowodów potrzebnych z mocy prawa lub do roszczeń; wyjaśnimy ewentualną odmowę.

Prosimy napisać na biuro@tech4good.pl. Przed udostępnieniem danych możemy proporcjonalnie zweryfikować tożsamość. Przysługuje Państwu prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: aktualne informacje i kontakt UODO.

7. Automatyzacja i bezpieczeństwo

System automatyzuje wysyłkę kodów, zapis potwierdzeń, przekazanie uzgodnionych dokumentów i aktualizację statusów. Po zgłoszeniu z formularza reklamowego system wysyła SMS z linkiem do wyboru terminu rozmowy i jedno przypomnienie oraz potwierdza wybrany termin; termin wybiera osoba zgłaszająca, a na odpowiedzi pisane odpowiada pracownik. Z nagranej rozmowy system automatycznie przygotowuje pisemny zapis i projekt notatki; notatkę sprawdza i zatwierdza pracownik, a sama notatka nie rozstrzyga o współpracy ani o odbiorze produktu. Sam kod nie weryfikuje umocowania reprezentanta i nie podejmuje decyzji o przyznaniu dotacji. W tym obiegu nie stosujemy wyłącznie automatycznego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na osobę w rozumieniu art. 22 RODO; oświadczenie składa użytkownik. Ewentualne funkcje reklamowe na publicznej stronie zależą od zgody.

Stosujemy połączenia HTTPS, ograniczenia dostępu i mechanizmy kontroli kodów. Prosimy chronić indywidualny link i dostęp do poczty. Podejrzenie nieuprawnionego dostępu należy zgłosić administratorowi. Prosimy nie przesyłać hasła ani kodu w zgłoszeniu.

8. Cookies i wersje informacji

Szczegóły dotyczące cookies i panelu zgód: polityka cookies. Niniejsza informacja zachowuje zakres kontaktu, newslettera, analityki i marketingu oraz uzupełnia go o zgłoszenia z formularzy reklamowych, umawianie i nagrywanie rozmów online, ankiety i umowy.

Archiwalna wersja tej informacji ma stały adres i można ją pobrać. Nowe wersje publikujemy z datą; nie przypisujemy ich wstecz do oświadczeń ani nie zmieniamy historycznych umów. W obsłudze umów zapisujemy konkretne wersje informacji udostępnione użytkownikowi.