Wolontariat hybrydowy: Jak budować zaangażowane społeczności online i offline?

Zaangażowaną społeczność wolontariuszy online i offline buduje się przez jasno opisane zadania obu rodzajów, jedno wspólne miejsce komunikacji, regularne okazje do spotkania i konsekwentne docenianie pracy — także tej, której nie widać na wydarzeniach. Wolontariat hybrydowy to po prostu model, w którym część osób pomaga na miejscu, a część zdalnie, i obie grupy wiedzą o sobie nawzajem.

W praktyce oznacza to na przykład, że jedni dyżurują w punkcie wsparcia, prowadzą zajęcia albo obsługują festyn, a inni przygotowują grafiki, odpowiadają na wiadomości, tłumaczą materiały czy porządkują bazę kontaktów. Taki podział pozwala zaangażować osoby, które nie mogą przychodzić regularnie: mieszkają dalej, pracują zmianowo, opiekują się bliskimi albo mają ograniczoną mobilność.

Opiszcie zadania, zanim zaczniecie rekrutację

Model hybrydowy nie powstaje z hasła „można też pomagać online”. Powstaje z listy konkretnych zadań. Dla każdego zadania zapiszcie:

• co dokładnie trzeba zrobić i jaki jest efekt;
• czy da się je wykonać zdalnie, na miejscu, czy na oba sposoby;
• ile czasu zwykle zajmuje i czy jest jednorazowe, czy stałe;
• jakich umiejętności lub dostępów wymaga;
• kto jest osobą kontaktową po stronie organizacji.

Zadania zdalne łatwo opisać zbyt ogólnie — „pomoc w mediach społecznościowych” może oznaczać wszystko. Lepiej: „przygotowanie dwóch grafik do zapowiedzi wydarzenia według gotowego wzoru”. Konkret ułatwia decyzję kandydatom i ocenę wykonanej pracy.

Zwróćcie uwagę na dane. Wolontariusz pracujący zdalnie nie powinien dostawać pełnej bazy beneficjentów tylko dlatego, że tak łatwiej. Dostęp do danych osobowych wymaga upoważnienia i powinien wynikać z zadania.

Formalności takie same dla obu grup

Zasady współpracy z wolontariuszami określa ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Dotyczy ona zarówno pracy na miejscu, jak i zdalnej. Ustawa reguluje między innymi porozumienie z wolontariuszem, informowanie o ryzyku związanym z wykonywanymi zadaniami oraz — w niektórych przypadkach — ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków. Na wniosek wolontariusza organizacja wydaje też pisemne zaświadczenie o wykonanej pracy.

Zbierając dane kandydatów, przekażcie im informację o przetwarzaniu danych zgodną z RODO i pytajcie tylko o to, czego potrzebujecie. Jeśli publikujecie zdjęcia z działań, zbierajcie zgody na wykorzystanie wizerunku.

Jedno miejsce komunikacji

Najczęstszy problem modelu hybrydowego to dwa obiegi informacji: osoby na miejscu dowiadują się wszystkiego na korytarzu, a osoby zdalne — z opóźnieniem albo wcale. Ustalcie jedno miejsce, w którym pojawiają się ogłoszenia, grafiki dyżurów i zmiany planów. Może to być grupa w komunikatorze, lista mailowa albo narzędzie do koordynacji wolontariatu. Ważne, żeby było jedno i żeby informacje z rozmów na miejscu też tam trafiały.

Przy wyborze kanału pamiętajcie, że nie wszyscy mają te same urządzenia i umiejętności cyfrowe. Dla części osób wystarczy SMS z przypomnieniem o dyżurze. Nie wymagajcie instalowania kolejnych aplikacji, jeśli nie są naprawdę potrzebne.

Wspólne doświadczenie, a nie dwa zespoły

Osoby pomagające zdalnie łatwo przestają czuć się częścią organizacji. Kilka prostych praktyk pomaga temu zapobiec:

• spotkania, w których można uczestniczyć na miejscu lub online;
• zaproszenia na wydarzenia także dla wolontariuszy zdalnych;
• pokazywanie efektów pracy — zdjęcia z wydarzenia, do którego ktoś przygotował materiały, albo informacja, ile osób zapisało się przez formularz, który ktoś poprawił;
• wspólne wdrożenie nowych osób, niezależnie od formy pomocy.

Docenianie nie musi być kosztowne. Liczy się regularność i konkret: podziękowanie za określone zadanie mówi więcej niż ogólne „dziękujemy wszystkim”.

Wdrożenie i szkolenia

Nowe osoby potrzebują tych samych podstaw: kim jesteście, jak pracujecie, kogo pytać, jak dbać o dane. Przygotujcie krótkie materiały, do których można wrócić — dokument startowy, nagranie, kilka lekcji z prostym sprawdzeniem wiedzy. Dzięki temu koordynator nie tłumaczy każdemu tego samego, a osoby zdalne dostają to samo co obecne na miejscu. Przy większej skali takie materiały można prowadzić na platformie edukacyjnej.

Podsumowanie zaangażowania

Na koniec projektu organizacja często musi pokazać, kto i ile pracował. W wielu konkursach ofert praca wolontariuszy może być wykazana jako wkład osobowy — wtedy potrzebna jest rzetelna ewidencja. Zapisujcie zadania i czas pracy na bieżąco, zarówno na miejscu, jak i zdalnie, zamiast odtwarzać je z pamięci przed sprawozdaniem. Ta sama ewidencja pomoże przygotować zaświadczenie dla wolontariusza.

Najczęstsze pytania

Czy wolontariusz zdalny też potrzebuje porozumienia?

Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie nie rozróżnia pracy zdalnej i stacjonarnej, więc zasady zawierania porozumienia są takie same. Szczegóły, na przykład kiedy porozumienie musi mieć formę pisemną, warto sprawdzić w ustawie.

Jak utrzymać kontakt z wolontariuszami, którzy pomagają okazjonalnie?

Wystarczy jeden kanał z najważniejszymi informacjami i krótka wiadomość przed kolejną okazją do pomocy. Unikajcie zasypywania ich bieżącymi sprawami zespołu.

Jak liczyć godziny pracy zdalnej?

Najprościej zapisywać zadanie, datę i deklarowany czas pracy zaraz po wykonaniu. Ważne, by zasady były takie same dla wszystkich i ustalone z góry.

Jak możemy pomóc

Budujemy systemy do zarządzania wolontariatem: formularze zgłoszeniowe ze zgodami, materiały dla nowych osób, zapisy na dyżury z przypomnieniami, ogłoszenia dla zespołu i ewidencję godzin. Jeśli nie wiecie jeszcze, czego potrzebujecie, zacznijcie od konsultacji cyfrowych.