Wolontariat w kieszeni: Aplikacje mobilne dla dobra społecznego

Aplikacja w telefonie ułatwia wolontariat przede wszystkim w sprawach organizacyjnych: zapisach na dyżury, przypomnieniach, ogłoszeniach dla zespołu, potwierdzaniu obecności i ewidencji godzin. Koordynator nie musi wtedy dopytywać każdej osoby z osobna, a wolontariusz ma pod ręką grafik i najważniejsze informacje. Nie zawsze potrzebna jest do tego osobna aplikacja ze sklepu — często wystarczy dobrze działające na telefonie narzędzie w przeglądarce.

Co w pracy z wolontariuszami warto przenieść do telefonu

Wolontariusze rzadko siedzą przy komputerze w trakcie działań. Pomagają przy wydarzeniach, dyżurują w punktach wsparcia, roznoszą paczki, prowadzą zajęcia. Dlatego najprzydatniejsze są funkcje, z których korzysta się „w biegu”:

• Zapisy na dyżury. Wolontariusz sam wybiera termin z listy wolnych miejsc, a koordynator widzi, gdzie brakuje osób.
• Przypomnienia. Wiadomość dzień przed dyżurem ogranicza nieobecności i telefony w ostatniej chwili.
• Ogłoszenia. Zmiana miejsca zbiórki czy pilna prośba o pomoc trafia do wszystkich lub do wybranej grupy.
• Potwierdzenie obecności. Proste zaznaczenie na miejscu zastępuje papierową listę, którą potem trzeba przepisywać.
• Ewidencja godzin. Zapis zaangażowania na bieżąco, a nie odtwarzanie go z pamięci na koniec projektu.
• Materiały na start. Krótkie instrukcje, kontakt do koordynatora i zasady bezpieczeństwa w jednym miejscu.

Ewidencja przydaje się szczególnie w polskich realiach. Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie przewiduje, że na wniosek wolontariusza organizacja wydaje zaświadczenie o wykonanej pracy. W wielu konkursach ofert pracę wolontariuszy można wykazać jako wkład osobowy — wtedy rzetelny zapis godzin jest potrzebny do rozliczenia.

Aplikacja ze sklepu czy narzędzie w przeglądarce

Aplikacja instalowana ze sklepu daje powiadomienia i szybki dostęp z ekranu telefonu, ale wymaga instalacji, aktualizacji i miejsca w pamięci urządzenia. Część osób nie chce instalować kolejnej aplikacji dla jednej organizacji.

Narzędzie działające w przeglądarce otwiera się z linku, działa na każdym telefonie i nie wymaga instalacji. Przy zapisach na dyżury, przypomnieniach przez SMS lub e-mail i prostym potwierdzaniu obecności zwykle wystarcza.

Przed decyzją odpowiedzcie na pytania:

• Ilu wolontariuszy działa regularnie, a ilu okazjonalnie?
• Jakich telefonów używają i czy wszyscy mają stały dostęp do internetu?
• Czy potrzebne są funkcje działające bez zasięgu, na przykład w terenie?
• Kto w organizacji będzie aktualizował grafik i ogłoszenia?
• Czy narzędzie ma obsługiwać tylko wolontariuszy, czy także uczestników lub beneficjentów?

Nie wykluczajcie osób bez smartfona

Nie każdy wolontariusz ma nowoczesny telefon albo pewność w korzystaniu z aplikacji. Dotyczy to zwłaszcza starszych osób, które często stanowią trzon lokalnego wolontariatu. Zostawcie prostą alternatywę: przypomnienie SMS, telefon od koordynatora, możliwość zapisu przez inną osobę. Narzędzie ma ułatwiać pracę, a nie decydować, kto może pomagać.

Zadbajcie też o dostępność. Aplikacja lub strona powinna być czytelna, obsługiwalna przy powiększonym tekście i zgodna ze standardem WCAG 2.1 AA. Do tego standardu odwołuje się ustawa o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych, a wymóg dostępności często pojawia się w umowach dotacyjnych.

Dane wolontariuszy i beneficjentów

Telefon łatwo zgubić, a wiadomości łatwo przekazać dalej. Dlatego:

• zbierajcie tylko dane potrzebne do koordynacji, zgodnie z zasadą minimalizacji z RODO;
• przy rejestracji przekażcie informację o przetwarzaniu danych i zbierzcie potrzebne zgody, na przykład na kontakt SMS albo publikację wizerunku;
• dawajcie dostęp do danych według roli — wolontariusz widzi swój grafik, a nie pełną listę kontaktów;
• nie przesyłajcie danych beneficjentów w otwartych grupach komunikatora;
• ustalcie, co dzieje się z danymi po zakończeniu współpracy.

Jeśli narzędzie ma obsługiwać także osoby korzystające ze wsparcia, ostrożność musi być jeszcze większa, zwłaszcza przy informacjach o zdrowiu czy sytuacji rodzinnej.

Zacznijcie od jednego procesu

Nie przenoście od razu całej pracy z wolontariuszami do nowego narzędzia. Wybierzcie proces, który najbardziej obciąża koordynatora — zwykle jest to układanie grafiku albo zbieranie godzin. Sprawdźcie rozwiązanie z małą grupą, zapytajcie o trudności i poprawcie, zanim zaprosicie wszystkich. Pokażcie też nowym osobom, jak z niego korzystać, najlepiej podczas pierwszego spotkania.

Najczęstsze pytania

Czy mała organizacja potrzebuje własnej aplikacji dla wolontariuszy?

Zwykle nie. Przy kilkunastu osobach często wystarczą wspólny grafik i przypomnienia. Własne narzędzie warto rozważyć, gdy koordynacja dyżurów i zbieranie godzin zajmują coraz więcej czasu.

Jak zachęcić wolontariuszy do korzystania z nowego narzędzia?

Pokazać, co im ułatwia: szybki zapis na dyżur, przypomnienie, dostęp do instrukcji. Pomaga też rezygnacja ze starego sposobu, żeby nie trzeba było sprawdzać dwóch miejsc.

Co z osobami, które nie korzystają ze smartfona?

Powinny mieć prostą alternatywę, na przykład SMS albo kontakt telefoniczny z koordynatorem. Narzędzie cyfrowe nie może być warunkiem udziału w wolontariacie.

Jak możemy pomóc

Budujemy systemy do zarządzania wolontariatem, które działają na telefonie: formularze zgłoszeniowe ze zgodami, zapisy na dyżury z przypomnieniami, ogłoszenia dla zespołu, potwierdzanie obecności i podsumowania zaangażowania. Jeśli potrzebujecie aplikacji także dla uczestników lub beneficjentów, zobaczcie zakres aplikacji dla organizacji.