Regulamin elektronicznej obsługi ankiet i umów

Wersja: 2026-10-10. Obowiązuje przy rozpoczęciu korzystania z obsługi ankiet i umów od 10 października 2026 r. Poprzednia wersja: 2026-10-09. Zmiana obejmuje wyłącznie odesłanie do nowej wersji informacji prywatności; zasady obsługi pozostają bez zmian.

1. Usługodawca i kontakt

Usługę prowadzi TECH4GOOD spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Wiejska 1C, 44-200 Rybnik, Polska, KRS 0001077716, NIP 6423250032, kapitał zakładowy 5 000 zł. Kontakt, uwagi i reklamacje: biuro@tech4good.pl lub pisemnie na powyższy adres.

2. Co obejmuje usługa

Obsługa online jest bezpłatna. Obejmuje udostępnianie ankiet przygotowania wniosku, zapis odpowiedzi i przekazywanie załączników przewidzianych w formularzu. W zakresie umów umożliwia uprawnionym odbiorcom indywidualnego linku odczytanie i pobranie umowy, zgłoszenie błędów lub uwag, zamówienie kodu e-mail, złożenie oświadczenia o akceptacji oraz sprawdzenie statusu i otrzymanie kopii zawartej umowy. W ten sam sposób obsługujemy aneksy do zawartych umów. W ramach obsługi wysyłamy też wiadomości związane z umową: przypomnienia o niepotwierdzonej ofercie, pro formę na zaliczkę i przypomnienia o terminie jej zapłaty. Koszt własnego dostępu do internetu ponosi użytkownik zgodnie ze swoją umową z operatorem.

Ten regulamin dotyczy korzystania z narzędzia elektronicznego. Nie jest umową współpracy grantowej ani późniejszą umową wdrożeniową. Nie ustala ceny wdrożenia, kary ani wyboru wykonawcy. Obowiązki handlowe wynikają wyłącznie z osobno przedstawionej i zaakceptowanej umowy. Ani ankieta, ani obsługa umowy nie składają wniosku o dotację i nie zatwierdzają oświadczeń grantowych.

3. Rozpoczęcie i zakończenie korzystania

Przed rozpoczęciem ankiety lub otwarciem umowy udostępniamy regulamin i informację o danych osobowych do odczytu oraz pobrania. Wybierając „Rozpocznij” w ankiecie lub „Otwórz umowę” w obsłudze umowy, użytkownik zawiera umowę o odpowiednią bezpłatną obsługę elektroniczną na przedstawionych zasadach. Nie oznacza to akceptacji umowy współpracy ani zgody marketingowej.

Można w każdej chwili zakończyć korzystanie, zamykając stronę, lub zgłosić rezygnację z obsługi online na adres kontaktowy. Zamknięcie strony nie usuwa zapisanych odpowiedzi i czynności, nie cofa złożonego oświadczenia i nie rozwiązuje zawartej umowy współpracy. Skutki dotyczące tej umowy ocenia się według jej treści i przepisów prawa. W sprawie alternatywnego sposobu przekazania dokumentów należy skontaktować się z Tech4Good.

4. Wymagania i bezpieczeństwo

Potrzebne są: połączenie z internetem, aktualna przeglądarka obsługująca JavaScript i HTTPS, dostęp do wskazanej skrzynki e-mail oraz program lub przeglądarka odczytująca PDF. Dokumenty informacyjne można zapisać jako HTML i odczytać także bez internetu.

Link i kod są poufne. Nie wolno używać cudzego linku, podszywać się pod inną osobę, zakłócać działania usługi ani przesyłać treści bezprawnych. Prosimy podawać tylko dane potrzebne do sprawy. Prosimy nie przesyłać hasła do poczty ani kodu pracownikowi Tech4Good. Ryzyka korzystania z internetu obejmują przejęcie skrzynki, phishing i złośliwe oprogramowanie. Zalecamy sprawdzanie domeny tech4good.pl, aktualizowanie urządzenia i zabezpieczenie poczty.

Podejrzenie udostępnienia linku lub kodu osobie nieuprawnionej należy niezwłocznie zgłosić na adres kontaktowy. Sam upływ terminu oferty nie oznacza wygaśnięcia linku. Prośbę o zabezpieczenie dostępu rozpatrujemy odrębnie od ważności umowy.

5. Wypełnianie ankiety

Przed przekazaniem odpowiedzi można je sprawdzić i poprawić, korzystając z kolejnych kroków i podsumowania. Przekazanie następuje po użyciu przycisku kończącego wysyłkę formularza; strona informuje o wyniku. W razie błędu lub potrzeby poprawienia już wysłanej ankiety prosimy o kontakt z podaniem organizacji i programu. Prosimy nie przesyłać poufnego linku. Należy załączać tylko dokumenty potrzebne do sprawy i takie, które można zgodnie z prawem przekazać.

Potwierdzenie zasad przygotowania wniosku w ankiecie ma treść przedstawioną w danej wersji formularza. Nie zastępuje odrębnej akceptacji konkretnej umowy przez uprawnionych reprezentantów, wymaganej procedury wyboru wykonawcy ani kontroli reprezentacji. Regulamin obsługi elektronicznej nie dopisuje nowych obowiązków handlowych do historycznych odpowiedzi. Wersje dokumentów przedstawione przy nowym korzystaniu zapisujemy odrębnie od wcześniejszych oświadczeń.

6. Sprawdzenie i potwierdzenie umowy

Przed potwierdzeniem należy sprawdzić pełną treść PDF, dane organizacji, osoby reprezentujące, wersję, cenę i warunki. Błędy lub wątpliwości można zgłosić przyciskiem „Zgłoś uwagi do umowy” albo e-mailem. Zgłoszenie uwag i otrzymanie kodu nie zawierają umowy ani nie zmieniają jej treści. Zmiany wymagają przygotowania i przedstawienia właściwej wersji.

Akceptacja umowy współpracy wymaga osobnego, niezaznaczonego z góry checkboxa, wpisania aktualnego kodu i użycia przycisku potwierdzającego oświadczenie. Kod jest ważny przez 10 minut od zamówienia; nowy zastępuje poprzedni. Strona podaje ograniczenia kolejnych prób i zamawiania kodów. Kod potwierdza dostęp do skrzynki; nie zastępuje kontroli umocowania osoby reprezentującej organizację ani podpisu kwalifikowanego.

Każda wskazana osoba otrzymuje własny link. Umowa zostaje zawarta dopiero po wymaganych potwierdzeniach zgodnie z jej treścią. Strona pokazuje wynik i liczbę potwierdzeń. Przed użyciem przycisku można zmienić wpisany kod, odznaczyć checkbox lub przerwać czynność. W razie błędu nie należy zakładać, że akceptacja nastąpiła: należy odświeżyć status albo skontaktować się z nami.

Aneks do zawartej umowy potwierdza się tak samo jak umowę: z indywidualnego linku, osobnym checkboxem i kodem. Aneks otrzymują osoby, które potwierdziły umowę. Jeżeli skład osób reprezentujących organizację zmienił się, należy zgłosić to przed potwierdzeniem aneksu.

7. Dokumenty i kopie

Umowy są przedstawiane w języku polskim. PDF można pobrać przed potwierdzeniem. Po zawarciu przesyłamy na wskazane adresy e-mail egzemplarz PDF: niezmienioną umowę albo aneks z dołączoną kartą potwierdzeń. Karta wskazuje osoby, które zaakceptowały dokument, czas każdej akceptacji i sumę kontrolną pierwotnego pliku. Karta nie jest podpisem własnoręcznym ani kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Status pozwala sprawdzić przebieg obsługi. Pro forma na zaliczkę nie jest fakturą. Gdy kopia nie dotrze, prosimy zgłosić to na adres kontaktowy. Można również zwrócić się o kopię przechowywanej dokumentacji; przed jej udostępnieniem weryfikujemy uprawnienie odbiorcy.

Przechowujemy oznaczenie wersji i sumę kontrolną dokumentu oraz dowody czynności. Wersję tego regulaminu i informacji prywatności przedstawioną przy otwarciu zapisujemy odrębnie od umowy współpracy. Archiwalne wersje są dostępne pod stałymi adresami w sekcji dokumentów. Późniejsza publikacja regulaminu lub informacji prywatności nie zmienia treści historycznych umów i nie dopisuje do nich nowych oświadczeń.

8. Awarie i reklamacje

Reklamację można zgłosić e-mailem lub pisemnie. Prosimy podać sposób kontaktu, opis problemu i, jeśli jest dostępny, numer umowy oraz czas zdarzenia. Prosimy nie przesyłać poufnego linku ani kodu. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki; jeżeli potrzebne są dodatkowe wyjaśnienia, informujemy o nich i przewidywanym terminie odpowiedzi. Bezwzględnie obowiązujące terminy ustawowe pozostają zachowane.

Usługa może być czasowo niedostępna wskutek awarii, prac technicznych lub problemów z internetem i pocztą. W razie przeszkody prosimy o kontakt przed upływem terminu oferty. Sama awaria nie oznacza akceptacji umowy ani automatycznego przedłużenia terminu. Regulamin nie wyłącza odpowiedzialności wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów.

9. Dane osobowe

Szczegóły znajdują się w informacji prywatności, wersja 2026-10-10. Jej udostępnienie realizuje obowiązek informacyjny; nie wymaga zgody na marketing.